Eメールはビジネス上最も多く使われるコミュニケーションの手段です。私的なEメールとは違い、仕事上使うEメールにはいくつかのルールや マナー、効果的な書き方の方法があります。

• Point1

  簡潔に、明確で分かりやすく書く

• Point2

  重要なこと、
  目的や重点をはっきりと先に書く

• Point3

  テキストを全て大文字で書くことは
  マナー違反。

• Point4

  送信する前に、文章を読み直して、
  スペルチェックを行う

• 件名について

  POINTメールの内容をまとめて、
  相手にとって分かりやすく書く

  サービスに関する問い合わせ

  Inquiry on services provided

  7月31日電話会議のスケジュールの確認

  Confirmation of schedule for July 31st conference call

  7月31日会議の開始時間変更の依頼

  Request for change of start time for July 31st meeting

  7月31日セミナーのご招待

  Invitation to July 31st Seminar

  会社住所変更のお知らせ

  Notification of change of office address

• 頭語・敬辞について

  POINT日本語での「拝啓」のようなこと

  ～様（男性の場合）

  Dear Mr. (last name)

  ～様（女性の場合）

  Dear Ms./Miss/Mrs. (last name)

  ～様（相手は1名で、性別不明の場合）

  Dear Sir/Madam

  各位（同僚や仕事仲間）

  Dear Colleagues

  関係当事者様

  To whom it may concern

  担当者様

  To the person-in-charge

  ※Dearはフォーマルな場合で使う時が多い。メールの相手をよく知っている場合、Dearを省略して、“Hi Mr. (last name)”、 “Mr. (last name)”、または“ファーストネーム”にすることも普通。頭語を書いた後に、「、」や「：」を書く。

• 前文について

  POINT自己紹介、冒頭の挨拶などを述べる

  私はマンパワーグループ人事部の佐藤健二と
  申します。

  My name is Kenji Sato from the HR Department of ManpowerGroup.

  私はマンパワーグループの佐藤健二でございます。
  私は海外事業開発を担当しております。

  This is Kenji Sato and I am in charge of overseas business development at ManpowerGroup.

  ご連絡/お返事いただき、誠にありがとうございました。

  Thank you very much for your email/reply.

  昨日は資料をお送りいただき、
  ありがとうございました。

  Thank you for sending the document yesterday.

  報告書のレビュー及びフィードバックを
  共有いただき、ありがとうございました。

  I appreciate the time you took to review the report and share your feedback.

• 本文について

  POINT可能な限り、簡潔で分かりやすく
  メールの目的を書く

  ～の件について、メールさせていただきました。

  I am writing to you about/regarding/concerning...

  ～いたしたく、ご連絡申し上げます。

  I am writing to you because...

  お時間がありましたら、新規提案書について
  打ち合わせしたいのですが。

  If you have time, I would like to meet to discuss the new proposal.

  電話会議の開始時間を変更させていただくことが
  可能かどうかをお聞きしたいのですが。

  We would like to know if it is possible to change
  the start time of our conference call to a later time.

  お電話にて、プロジェクトに関して確認したいこと
  があります。

  There are matters about the project which we want to
  confirm with you over the phone.

  新製品についての資料・情報を送っていただくことを
  依頼させていただきます。

  We would like to request for information about the
  new product

  昨日問い合わせしました件についてフォローアップ
  させていただきます。

  I would like to make a follow up regarding our inquiry
  yesterday.

  弊社は8月1日から新しい住所に移動いたしますので、
  お知らせ申し上げます。

  We wish to notify you that our company will be moving to a
  new office address starting from August 1.

  報告書の英訳を本日中に提出することをお知らせ
  いたします。

  I would like to inform you that we will be sending you the
  English translation of the report by the end of the day.

• 末文について

  POINT終わりの挨拶、
  相手に依頼したいことを書く

  明日の午前11時までにお返事をいただけると幸いです。

  It would be much appreciated if you can give us your reply
  by 11:00 am tomorrow.

  本日中にファイルを送っていただけると
  大変助かります。

  It would be very helpful if you can send us the file within
  today.

  何かご不明な点がありましたら、遠慮なく
  ご連絡ください。

  Should you have any inquiries/clarifications, please do not
  hesitate to contact us.

  お返事をお待ちしております。

  We look forward to receiving your reply.

  この度はご迷惑をお掛けし、
  誠に申し訳ございませんでした。

  Please accept our apologies for any inconvenience this
  may have caused.

  ご協力いただき感謝いたします。

  Your cooperation is much appreciated.

• 結語について

  POINT日本語での「敬具」のようなこと

  ・Best regards / Regards ・Sincerely yours / Sincerely ・Respectfully yours / Respectfully ・Thanks

  ※結語を書いた後に、「, (カンマ)」を書く。

• 署名について

  POINT差出人の名前、会社、住所、電話番号、
  メールアドレスなどを書く

• FYI

  For your
  information

  ご参考までに

• ASAP

  As soon as possible

  可能な限り早く

• PFA

  Please find attached

  添付資料・ファイルをご覧ください

• BTW

  By the way

  ところで

• FYA

  For your action

  要対応

• EOD

  End of day

  今日中に

• THX

  Thank you / Thanks

  ありがとう

• MSG

  Message

  メッセージ

• Approx

  Approximately

  おおよそ、
  ～くらい、約

• Re

  Regarding

  ～について

• Attn.

  Attention

  ～宛て

• FW

  Forward

  転送

• P.S.

  Postscript

  追伸

• i.e.

  id est

  つまり、すなわち

• e.g.

  exempli gratia

  例えば

• A.M.

  Ante Meridien

  午前

• P.M.

  Post Meridien

  午後